Tip untuk Mengelola Tanda Terima

Apakah sistem manajemen tanda terima Anda lebih berkembang daripada kotak karton? Bagi banyak orang, ini tidak benar. Sistem yang Anda pilih untuk mengelola tanda terima bergantung pada beberapa faktor. Tanda terima pertama-tama dikategorikan menjadi pribadi atau bisnis.

Cara cek resi pribadi (atau non-bisnis) dapat dibagi menjadi 3 jenis, dan dikelola menurut jenisnya:

1. Non-pajak terkait, jangka pendek penerimaan s (yang dibutuhkan kurang dari 1 tahun) adalah mereka yang Anda tetap hanya dalam kasus Anda perlu kembali sesuatu atau untuk garansi jangka pendek. Misalnya, pakaian, mainan, dan barang-barang rumah tangga yang lebih murah adalah tanda terima jangka pendek. Saya merekomendasikan tanda terima ini disimpan dalam file akordeon kecil per bulan. Setiap bulan, kuitansi tahun sebelumnya untuk bulan itu dapat dibuang atau dihancurkan dan bulan baru disimpan – perawatan menjadi sangat mudah. Simpan file di dekat area tempat Anda menurunkan tas atau bersihkan dompet atau kwitansi Anda.

2. penerimaan terkait Non-pajak untuk pembelian yang lebih besar s atau item dengan jaminan yang berlangsung lebih dari 1 tahun dapat diajukan untuk referensi jangka panjang. Pembelian furnitur, perawatan rumah, dan elektronik termasuk dalam kategori ini. Kategori ini juga mencakup tanda terima yang mungkin diperlukan untuk tujuan asuransi, seperti pembelian cincin pertunangan. Saya merekomendasikan menggunakan file gantung untuk semua file referensi kertas Anda. Jika Anda tertarik untuk beralih ke pengarsipan tanpa kertas, alat untuk mencapai tujuan ini dibahas di bawah.

3. Penerimaan yang dibutuhkan sebagai dokumentasi untuk tujuan pajak s (seperti sumbangan amal) juga harus diajukan dalam sistem pengarsipan referensi Anda, dengan isi file yang dihapus dan disimpan dengan pengembalian pajak Anda dalam jangka panjang, atau arsip, lokasi penyimpanan. (Ini bisa berupa kotak, atau tempat sampah, di ruang bawah tanah atau loteng Anda.)

Tanda terima bisnis biasanya termasuk dalam kategori 3 di atas karena diperlukan untuk dokumentasi pajak setiap tahun. Untuk menentukan cara mengelola dan menyimpan tanda terima bisnis Anda, pertama-tama Anda harus bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

Berapa banyak tanda terima yang Anda kelola setiap bulan?
Apakah Anda sering bepergian untuk bisnis Anda? Dengan kata lain, apakah cara seluler untuk mengelola tanda terima bisa membantu?
Apakah Anda tertarik untuk menyimpan kuitansi Anda secara elektronik?
Apakah Anda harus bisa memasukkan atau mengimpor informasi tanda terima dalam program keuangan seperti Quickbooks?
Jika Anda mengelola kuitansi yang jumlahnya relatif kecil, menyimpannya dalam bentuk kertas per bulan mungkin sudah cukup. Anda dapat menyimpannya dengan file referensi gantung Anda, atau mungkin file akordeon yang lebih besar yang dibagi berdasarkan bulan. Informasi dari sejumlah kecil tanda terima dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam program manajemen keuangan Anda, dan menemukan tanda terima harus cepat jika diajukan dengan tepat. Jika Anda mengelola tanda terima dalam jumlah yang relatif besar, Anda dapat mengurangi waktu dan energi dengan mengotomatiskan penyimpanan, pengambilan, dan memasukkan informasi tanda terima. Berikut adalah dua opsi favorit saya:

Shoeboxed.com adalah layanan online yang memungkinkan Anda mengirim, memindai, mengunggah, atau mengirim tanda terima melalui email untuk dipindai dan ekstraksi data. Saya suka kemampuan untuk mengirimkan setumpuk tanda terima dalam amplop prabayar yang mereka sediakan. Kotak sepatu akan memindai mereka, memverifikasi data dan memposting informasi ke akun online Anda. Data disimpan dengan aman untuk Anda, Anda dapat mengunduhnya ke solusi penyimpanan yang Anda pilih, dan / atau mengekspor informasi ke program manajemen keuangan seperti Quickbooks dan Freshbooks.

NeatReceipts atau NeatDesk (rapico.com) menangani kwitansi dan data Anda mirip dengan Kotak Sepatu, tetapi itu adalah alat yang Anda beli dan gunakan di kantor Anda sendiri. NeatReceipts adalah versi seluler kecil yang bagus untuk mereka yang sering bepergian. Pindai tanda terima Anda saat dalam perjalanan dan kemudian lemparkan.